- WhatsApp ist ein sehr direkter Kanal und braucht eine ausdrückliche, nachvollziehbare Einwilligung.
- Sende seltener, kürzer und anlassbezogener als per E-Mail.
- Nutze einen betrieblichen Prozess statt privater Mitarbeiterkonten.
- Abmeldung, Datenschutz und konkrete Umsetzung sollten vor dem Start fachlich geprüft werden.
WhatsApp fühlt sich persönlicher an als ein Newsletter – und genau deshalb ist Zurückhaltung wichtig. Eine relevante Nachricht kann einen freien Termin oder ein besonderes Menü sichtbar machen. Häufige Werbung wird dagegen schnell als Eindringen in einen privaten Raum empfunden.
Dieser Ratgeber ist eine redaktionelle Praxishilfe und keine Rechtsberatung. Prüfe Einwilligung, Datenschutzhinweise, eingesetzte Lösung und Dokumentation passend zu deinem Betrieb.
1. Einwilligung sauber und getrennt einholen
Erkläre vor der Anmeldung, über welchen Kanal du welche Inhalte und ungefähr wie oft sendest. Die Zustimmung muss aktiv erfolgen und darf nicht in einer notwendigen Reservierungsbestätigung versteckt sein. Dokumentiere Zeitpunkt und Inhalt der Einwilligung.
Ein gutes Versprechen ist konkret: „Saisonkarten, Veranstaltungen und ausgewählte freie Termine, höchstens zweimal pro Monat per WhatsApp.“ Versprich nur, was du dauerhaft einhalten kannst.
2. Gute Anlässe für WhatsApp
- kurzfristig freie Plätze für ein besonderes Menü
- Start einer saisonalen Karte
- Veranstaltung mit wenigen Restplätzen
- Wiedereröffnung nach Betriebsurlaub
- persönlicher Geburtstagsgruß bei passender Einwilligung
- wichtige Änderung bei bereits gebuchten Gästen
Eine allgemeine Wochenwerbung ohne neue Information ist selten stark genug für diesen direkten Kanal. Frage bei jeder Nachricht: Würde ich mich als Gast über diese Information jetzt freuen?
3. Kurz schreiben und eine Handlung anbieten
Beginne mit dem Anlass, nicht mit einer langen Begrüßung. Vier bis sechs Zeilen reichen oft. Eine Nachricht braucht eine Hauptaktion: Karte ansehen, Platz reservieren oder kurz antworten.
Vorlage Saisonstart
„Unsere Schwammerlkarte ist da 🍄 Ab Freitag gibt es unter anderem Eierschwammerlgulasch und Steinpilzrisotto. Die ganze Karte findest du hier: [Link]. Tisch reservieren: [Link]. Liebe Grüße, dein Team vom …“
Vorlage Restplätze
„Für unseren Winzerabend morgen sind kurzfristig 4 Plätze frei geworden. Beginn 18:30 Uhr, 5 Gänge inklusive Weinbegleitung, 119 €. Wenn du dabei sein möchtest: [Link].“
4. Frequenz und Versandzeit mit Maß wählen
Ein bis zwei relevante Nachrichten pro Monat sind für viele Betriebe ein vernünftiger Start. Sende zu Zeiten, in denen Gäste planen können – nicht spät am Abend und nicht mitten in typischen Familien- oder Arbeitszeiten. Dringlichkeit muss echt sein.
5. WhatsApp oder Newsletter?
| E-Mail-Newsletter | |
|---|---|
| kurz und unmittelbar | mehr Raum für Geschichte |
| wenige klare Anlässe | regelmäßiger redaktioneller Rhythmus |
| eine Hauptaktion | mehrere Inhalte möglich |
| sehr persönlicher Kanal | leichter archiviert und weitergeleitet |
Nutze nicht automatisch beide Kanäle für dieselbe Nachricht. Weise jedem Kanal eine Rolle zu. WhatsApp kann kurzfristig und knapp informieren, der Newsletter eine neue Karte ausführlicher vorstellen.
6. Abmeldung und Teamprozess
Jede Werbenachricht braucht einen einfachen Ausstieg, etwa „Mit STOP abmelden“. Setze Abmeldungen sofort um. Stelle außerdem sicher, dass Antworten nicht im privaten Telefon einer einzelnen Person landen, sondern während definierter Zeiten betrieblich bearbeitet werden.
- Zweck und Zielgruppe festlegen.
- Einwilligungs- und Datenschutzprozess fachlich prüfen.
- betriebliche Lösung und Zuständigkeit wählen.
- zwei Vorlagen erstellen und intern testen.
- mit kleiner Gruppe starten und Reaktionen auswerten.